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Praxistipps Weniger Reisen

Über das Projekt

Auf dieser Seite sammeln wir praktische Tipps dazu, wie eine Reduzierung der Reisetätigkeit im Arbeitsalltag von Wissenschaftler*innen gelingen kann. Die Tipps schließen an die Stellungnahme "Vorschläge für einen nachhaltigeren Wissenschaftsbetrieb durch Reduzierung der Reisetätigkeit" der Jungen Akademie an. Anders als die Stellungnahme bilden die Praxistipps nicht die Meinung der gesamten Jungen Akademie ab. Es handelt sich dabei vielmehr um eine offene Sammlung von Ideen, die in unregelmäßigen Abständen erweitert werden soll. Auch Ihre Ideen sind dabei willkommen, die Sie uns gern unter office@diejungeakademie.de mitteilen können.

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Praxis-Tipps für ein Online-Meeting: persönliche Erfahrungen und Tipps

Technisches und Rechtliches

  • Mikrofon: Eine gute Audioqualität ist essentiell. Beim Erwerben von Tisch-Mikrofonen ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie auf die richtige Entfernung und Richtung ausgelegt sind.
  • Kopfhörer: Für lange Meetings empfiehlt sich ein gut sitzender Kopfhörer, z.B. ohrumschließend („over ear“). Angenehm zu tragen sind (halb-)offene Kopfhörer. Die durchlässige Abdeckung der Hörmuscheln führt zu einem größeren Wärmeaustausch und einem räumlichen Klang; ein Teil des Klanges dringt aber nach aussen. Teilnahme an Meetings ohne Kopfhörer kann unter Umständen zu Echos führen, daher ist es wichtig, bei kopfhörerloser Teilnahme auf “Mute” zu schalten, wenn man nicht selbst spricht.
  • Video: Eine gute Webcam ist weniger entscheidend als ein gutes Mikrofon. Jede Teleconferencing-Software ermöglicht es, das eigene Bild zu sehen – hier empfiehlt sich zumindestens ein kurzer Check, ob man inklusive Gesicht und Händen gut zu erkennen ist, so dass zumindest ein Großteil der Mimik und Gestik für Gesprächsteilnehmer problemlos zu erkennen ist.
  • Laserpointer: Bei Vorträgen ist es wichtig, einen virtuellen Laserpointer oder Mauszeiger zu sehen — unbedingt vorher einmal ausprobieren.
  • Handschriftliche Notizen (Papier): In einigen Tools (z.B. Zoom) kann man zusätzlich ein Handy oder tablet verbinden, mit dem man handschriftliche Notizen aufnehmen und mit anderen teilen kann. Handyständer können leicht aus Papp-Toilettenpapierrollen gebaut werden. Alternativ kann eine zweite Webcam benutzt werden.
  • Handschriftliche Notizen (Tablet): Pen Tablets werden mit einem elektronischen Stift bedient, der den Mauszeiger steuert. Die Spitze des Stiftes realisiert, wenn der Stift das Tablet berührt (und interpretiert das mit einem ‘Klick’). Auf diese Art kann man ‘elektronisch schreiben’.
  • Konferenztool: Es ist wichtig, dass das Tool folgende Möglichkeiten bietet: Teilnahme von allen gängigen Betriebssystem möglich (Linux, Windows, Mac), Teilen des Bildschirms, non-verbale Kommunikation, Breakout-Sessions, Abstimmungen, persönlicher Chat. Wir haben gute Erfahrungen mit Zoom gemacht. Es gibt allerdings bekannte Probleme im Bereich privacy, siehe, z.B. https://www.schneier.com/blog/archives/2020/04/security_and_pr_1.html. Anbei eine Liste weiterer Tools. Vor deren Nutzung, empfehlen wir zu testen, ob die obigen Eigenschaften erfüllt sind. https://www.conf.dfn.de/ https://www.webex.com/ https://hangouts.google.com/ https://www.skype.com/  https://products.office.com/en-US/microsoft-teams/group-chat-software
  • Internationaler Zugang: Vor der Durchführung des Online-Meetings ist sicherzustellen, dass das Tool in allen Ländern, aus denen Teilnehmende kommen, voll funktionsfähig ist. Gegebenenfalls ist hier Flexibilität in der Wahl des Tools erfordert.
  • Firewall: Einige Institution besitzen über ein besonders gesichertes Firewall-System. Dies sollte vorher überprüft werden. 
  • Passwort: Es ist zu empfehlen, Meetings durch ein Passwort gesondert zu sichern.
  • Zustimmung: Die Einholung von Zustimmung zu Video- und Audioaufnahmen kann in vielen Online-Tools automatisch erfolgen.

Moderation und Etiquette

  • Moderation: Oftmals sind Teilnehmende in einem Online-Meeting zurückhaltender. Eine klare Moderation ist hier hilfreich.
  • Fokussierung: Wichtig ist es, dass man sich bewusst auf das Meeting einlässt. Viele Menschen verlieren den Fokus schneller, wenn sie sich unbeobachtet wähnen. Daher kann es helfen, das Video nicht auszuschalten. Dies hilft auch der Vortragenden, da sie so die Möglichkeit hat, in einige der Gesichter zu sehen. Einige Teilnehmer berichten, dass sie es einfacher finden, sich auf Online-Meeting zu konzentrieren, da die Ablenkung durch die direkte Umgebung (wie zum Beispiel im Hörsaal oder Seminarraum) ausbleibt.
  • Fragen: Ein zum Vortrag parallel laufender Chat sollte gut durchdacht eingesetzt werden, beispielsweise für Fragen, die sich während des Vortrags ergeben, und vom Moderator direkt eingebracht werden. 
  • Parallele Diskussionen: Manche Teilnehmer neigen dazu, parallele Unterhaltungen, Kommentare etc im Chat zu beginnen — dies kann zu interessanten Diskussionen führen, aber auch ablenken. Hier sollten durch klare Kommunikation des Moderators Regeln gesetzt werden. 
  • Technische Assistenz: Neben dem Chair einer Session kann es hilfreich sein, technische Assistenten einzuplanen, die sich beispielsweise darum kümmern, dass verspätete Teilnehmer in den Call zugelassen werden.
  • Klarnamen: Die Benutzer sollten Klarnamen verwenden. Im Optimalfall identifizieren sich Nutzer, um zu verhindern, dass man sich als jemand anderes ausgeben kann.

Neue Interaktionsmöglichkeiten

  • Breakout sessions: Die automatische Erstellung von vielen, zufällig gewählten Breakout sessions kann Kaffeepausen ersetzen. In der Lehre kann es das Gespräch mit dem Nachbarn ersetzen (“Besprechen Sie diese Frage mit Ihrer Nachbarin und versuchen Sie sie gegebenenfalls von Ihrer Antwort zu überzeugen.”). 
  • Non-verbale Kommunikation: Möglichkeiten des virtuellen Handhebens, Emoticons sind hilfreich für das Erstellen eines schnellen Meinungsbildes.
  • Virtuelle Welten: Virtuelle Räume ermöglichen neue Arten der Interaktion, siehe, z.B. https://gather.town/. Hier gibt es auch die Moglichkeit fur Keynotes, Poster Sessions etc.. Die Umgebung kann oft selbst erstellt werden. 
  • Streaming: Wenn Konferenzvorträge gestreamt werden und Fragen im Chat gestellt werden können, darf es keine Zeitverzögerung geben, so dass keine Wartezeiten zwischen z.B. Vortragsende und Fragerunde entstehen. Alternativ können Fragen vorgelesen werden.
  • Feedback: In vielen Online-Tools gibt es gute Möglichkeiten für schnelles, unkompliziertes Feedback (z.B. Daumen hoch oder “ja/nein” in Zoom). Diese können Vortragende während ihres Vortrags einsetzen, um ein schnelles Stimmungsbild einzuholen, ob z.B. die Vortragsgeschwindigkeit angemessen ist. Durchdacht eingesetzt kann ein solches Online-Feedback im Vergleich zu einem “traditionellen” Vortrag sogar ein vollständigeres Bild darüber ergeben, wie der Vortrag aufgenommen wird.
  • Chat und Padlet: Die Möglichkeit, Fragen in den Chat zu tippen, führt in unserer Erfahrung dazu, dass die Hemmschwelle für Fragen gerade bei Studenten und Doktoranden sinkt. Dies kann sogar zu mehr Partizipation der Teilnehmer eines Workshops oder Seminars führen. Ein Padlet erlaubt es anonym Fragen zu stellen und diese up- und downzuvoten. 
  • Vorstellungsrunde: Bei Workshops mit bis zu etwa 50 Teilnehmern ist eine informelle Vorstellungsrunde möglich, die etwa 30-40 Minuten vor Workshopbeginn anfängt. Während die Workshopteilnehmer sich nach und nach zum Videocall dazuschalten, findet so schon ein erster informeller Austausch statt. Im Vergleich zu “traditionellen” Meetings, bei denen Teilnehmer zu Beginn oft nur ihnen bereits bekannte andere Teilnehmer begrüßen, kann online oft schon direkt zu Beginn eine größere “Durchmischung” aller Teilnehmer erfolgen.
  • Videos: Es ist oft zu beobachten, dass mehr Interaktion stattfindet von Teilnehmern, die mit Video an Online-Veranstaltungen teilnehmen, daher kann man alle Teilnehmer bitten, ihre Videos wenn möglich einzuschalten.

Erfahrungsberichte virtueller Konferenzen

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